مناقصه، فرايندي است رقابتي براي تامين كيفيت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) ، كه در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه گري كه كمترين قيمت متناسب را پيشنهاد كرده باشد ، واگذار مي شود.
مناقصه گزار ، برگزارکننده مناقصه است و مناقصه گر، شخصي حقيقي يا حقوقي است كه اسناد مناقصه را دريافت و درمناقصه شركت مي كند.
بررسی هر مناقصه شامل سه نوع ارزیابی کیفی، فنی و مالی است. ارزيابي کیفی و فني بازرگاني پيشنهادها بر عهده هياتي به نام كميته فني بازرگاني است، با حداقل سه عضو صلاحيتدار كه از سوي مقام مجاز دستگاه مناقصه گزار انتخاب مي شوند.
ارزيابي توان انجام تعهدات مناقصه گران كه از سوي مناقصه گزار يا به تشخيص وي توسط كميته فني بازرگاني انجام مي شود، ارزيابي كيفي مناقصه گران گویند.
فرايندي كه درآن مشخصات ، استانداردها ، كارايي ، دوام و ساير ويژگي هاي فني بازرگاني پيشنهادهاي مناقصه گران بررسي ، ارزيابي و پيشنهادهاي قابل قبول برگزيده مي شوند، ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها گویند.
در نهایت فرايندي كه در آن مناسب ترين قيمت از بين پيشنهادهائي كه ازنظر فني بازرگاني پذيرفته شده اند ، طی فرایند ارزيابي مالي برگزيده مي شود.
طبقه بندي انواع مناقصات
الف – مناقصات ازنظر مراحل بررسي به انواع زيرطبقه بندي مي شوند:
1 – مناقصه يك مرحله اي: مناقصه اي است كه در آن نيازي به ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها نباشد در اين مناقصه پاكتهاي پيشنهاد مناقصه گران در يك جلسه گشوده و در همان جلسه برنده مناقصه تعيين مي شود
2 – مناقصه دو مرحله اي: مناقصه اي است كه به تشخيص مناقصه گزار ، بررسي فني بازرگاني پيشنهادها لازم باشد در اين مناقصه ، كميته فني بازرگاني تشكيل مي شود و نتايج ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها را به كميسيون مناقصه گزارش مي كند و بر اساس مفاد ماده ( 19 ) اين قانون برنده مناقصه تعيين مي شود
ب – مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه گران به انواع زير طبقه بندي مي شوند :
1 – مناقصه عمومي: مناقصه اي است كه در آن فراخوان مناقصه ازطريق آگهي عمومي به اطلاع مناقصه گران مي رسد
2 – مناقصه محدود: مناقصه اي است كه در آن به تشخيص و مسؤوليت بالاترين مقام دستگاه مناقصه گزار ، محدوديت برگزاري مناقصه عمومي با ذكر ادله تاييد شود فراخوان مناقصه از طريق ارسال دعوتنامه براي مناقصه گران صلاحيتدار به اطلاع مناقصه گران مي رسد.
كميسيون مناقصه
الف – كميسيون مناقصه از اعضاي زير تشكيل مي شود:
1 – رئيس دستگاه مناقصه گزار يا نماينده وي
2 – ذي حساب يا بالاترين مقام مالي دستگاه مناقصه گزار حسب مورد
3 – مسؤول فني دستگاه مناقصه گزار يا واحدي كه مناقصه به درخواست وي برگزار مي شود
ب – در مناقصات مربوط به شهرداريها ، از سوي شوراي شهر يك نفر به عنوان ناظر در جلسات كميسيون مناقصه شركت خواهد كرد
ج – كميسيون با حضور هر سه نفر اعضاي مزبور رسميت دارد و تمام اعضاء مكلف به حضور در جلسه و ابرازنظر هستند تصميمات كميسيون با رأي اكثريت اعضاء معتبرخواهد بود
د – در مناقصات دو مرحله اي كميسيون ، مناقصه با حضور رئيس دستگاه مناقصه گزار تشكيل مي شود
ه – اعضاء كميسيون مناقصات در شركتهاي دولتي با انتخاب هيات مديره مي باشد
وظايف كميسيون مناقصه
اهم وظايف كميسيون مناقصه به شرح زير است :
الف – تشكيل جلسات كميسيون مناقصه در موعد مقرر در فراخوان مناقصه
ب – بررسي پيشنهادهاي مناقصه گران از نظر كامل بودن مدارك و امضاي آنها و نيز خوانا بودن و غيرمشروط بودن پيشنهادهاي قيمت ( ارزيابي شكلي )
ج – ارزيابي پيشنهادها و تعيين پيشنهادهاي قابل قبول طبق شرايط و اسناد مناقصه
د – ارجاع بررسي فني پيشنهادها به كميته فني بازرگاني در مناقصات دو مرحله اي
ه – تعيين برندگان اول و دوم مناقصه
و – تنظيم صورتجلسات مناقصه
ز – تصميم گيري دربارة تجديد يا لغو مناقصه
فرايند برگزاري مناقصات
فرايند برگزاري مناقصات به ترتيب شامل مراحل زير است :
الف – تامين منابع مالي
ب – تعيين نوع مناقصه در معاملات بزرگ ( يك مرحله اي يا دو مرحله اي ، عمومي يا محدود )
ج – تهيه اسناد مناقصه
د – ارزيابي كيفي مناقصه گران درصورت لزوم
ه – فراخوان مناقصه
و – ارزيابي پيشنهادها
ز – تعيين برنده مناقصه و انعقاد قرارداد
روش هاي انجام مناقصه
مناقصه به طرق زير انجام مي شود:
الف – در معاملات كوچك ، كارپرداز يا مأمور خريد بايد با توجه به كم و كيف موضوع معامله ( كالا ، خدمت يا حقوق ) درباره بهاي آن تحقيق نمايد و با رعايت صرفه و صلاح و اخذ فاكتور مشخص و به تشخيص و مسؤوليت خود ، معامله را با تامين كيفيت به كمترين بهاي ممكن انجام دهد
ب – در معاملات متوسط ، كارپرداز يا مأمور خريد بايد با توجه به كم و كيف موضوع معامله ( كالا ، خدمت يا حقوق ) درباره بهاي آن تحقيق نمايد و با رعايت صرفه وصلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام كتبي ، با تامين كيفيت مورد نظر ، چنانچه بهاي به دست آمده مورد تاييد مسؤول واحد تداركاتي يا مقام مسؤول همتراز وي باشد ، معامله را با عقد قرارداد يا اخذ فاكتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام كتبي ممكن نباشد با تاييد مسؤول تداركاتي يا مقام مسؤول همتراز وي ، به تعداد موجود كفايت مي شود.
چنانچه مسؤوليت واحد تداركاتي برعهده كارپرداز واحد باشد امضاي نامبرده به منزله امضاي مسؤول واحد تداركاتي است درصورتي كه دستگاه اجرائي فاقد كارپرداز باشد مي توان وظايف مندرج در اين قانون را به متصديان پستهاي مشابه سازماني و يا به مأمور خريد محول نمود
ج – در معاملات بزرگ به يكي از روش هاي زير عمل مي شود:
1 – برگزاري مناقصه عمومي ازطريق انتشار فراخوان در روزنامه هاي كثيرالانتشار
2 – برگزاري مناقصه محدود
نحوه برگزاري مناقصه محدود
مناقصه محدود در موارد زير برگزار مي شود :
الف – وجود فهرست هاي مناقصه گران صلاحيتدار معرفي شده توسط مراجع ذي صلاح دولتي
تهيه اين فهرست با رعايت اصل رقابت بين تمامي مناقصه گران صلاحيتدار ، برابر آيين نامه اي است كه با پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور به تصويب هيات وزيران مي رسد
ب – وجود فهرست كوتاه مناقصه گران صلاحيتدار که حداكثر دو سال قبل تهيه شده باشد .
در مناقصه محدود نيازي به انتشار آگهي نيست.
شرايط تسليم و تحويل پيشنهادها
الف – هيچ يك از شركت كنندگان در مناقصه ، جز در مواردي كه در اسناد مناقصه پيش بيني شده باشد ، نمي توانند بيش از يك پيشنهاد تسليم كنند
ب – شركتكنندگان در مناقصه ، اسناد مناقصه و پيشنهادهاي خود را بايد در پاكت هاي جداگانه لاك و مهر شده شامل تضمين ( پاكت الف ) ، پيشنهاد فني بازرگاني ( پاكت ب ) و پيشنهاد قيمت ( پاكت ج ) بگذارند و همه پاكت ها را در لفاف مناسب و لاك و مهر شده قرار دهند
ج – مناقصه گزار موظف است درمهلت مقرر همه پيشنهادهاي ارائه شده شركت كنندگان را پس از دريافت ، ثبت و تا جلسه بازگشائي ، از پاكت ها صيانت نمايد
د – هرگونه تسليم ، تحويل ، اصلاح ، جايگزيني و يا پس گرفتن پيشنهاد بايد به صورت قابل گواهي و در مهلت و مكان مقرر در اسناد مناقصه انجام شود.
ارزيابي كيفي مناقصه گران
الف – در ارزيابي كيفي مناقصه گران ، بايد موارد زير لحاظ شود:
1 – تضمين كيفيت خدمات و محصولات
2 – داشتن تجربه و دانش در زمينه مورد نظر
3 – حسن سابقه
4 – داشتن پروانه كار يا گواهينامه هاي صلاحيت ، درصورت لزوم
5 – توان مالي متقاضي براي انجام كار درصورت لزوم
ب – مراحل ارزيابي كيفي مناقصه گران به شرح زير است :
1 – تعيين معيارهاي ارزيابي و اهميت نسبي معيارها
2 – تهيه اسناد ارزيابي
3 – دريافت ، تكميل و ارسال اسناد ارزيابي از سوي متقاضيان
4 – ارزيابي اسناد دريافت شده و تعيين امتياز هر يك از مناقصه گران و رتبه بندي آنها
5 – اعلام اسامي مناقصه گران صلاحيتدار به كارفرما و امتيازات و رتبة آنها ( تهيه ليست كوتاه ) 6 – مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه گران
ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها
الف – در مناقصات دو مرحله اي ، مناقصه گزار موظف است براساس معيارها وروش هاي اعلام شده در اسناد مناقصه ، ارزيابي كيفي مناقصه گران و ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها را انجام و اعلام نمايد.
ب – درصورتي كه بررسي فني بازرگاني پيشنهادها لازم باشد ، نتيجه بررسي طي مهلتي كه كميسيون مناقصه معين مي كند به جلسه بعدي كميسيون احاله مي شود و بر اساس گزارش كميته فني بازرگاني ، پاكت هاي قيمت پيشنهاد دهندگاني كه امتياز فني بازرگاني لازم را احراز كرده اند ، گشوده مي شود.
ج – هرگونه ارزيابي فني بازرگاني ، تنها پيش از گشودن پيشنهادهاي قيمت مجازاست .
د – پاكت پيشنهاد قيمت مناقصه گراني كه در ارزيابي هاي فني بازرگاني پذيرفته نشده اند ، بايد ناگشوده بازگردانده شود.
ارزيابي مالي و تعيين برنده مناقصه
الف – هنگام ارزيابي مالي ، مناقصه گري كه مناسب ترين قيمت را حائز شده باشد ، به عنوان برنده اول اعلام خواهد شد و برنده دوم درصورتي اعلام مي شود كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول ، كمتر از مبلغ تضمين باشد روش ارزيابي مالي بايد دراسناد مناقصه به صورت مشروح با ذكر نحوه تأثيرگذاري ارزيابي فني بازرگاني بر قيمت اعلام شود
ب – پس از گشودن پاكت هاي قيمت ، چنانچه بررسي قيمت ها و تجزيه و كنترل مباني آن لازم باشد ، كميسيون مناقصه مي تواند بررسي آن را به كميته فني بازرگاني ارجاع نمايد و كميته فني بازرگاني حداكثر ظرف دوهفته نتيجه ارزيابي را به كميسيون مناقصه اعلام مي كند
ج – پس از گشودن پيشنهادهاي قيمت ، تضمين برنده اول و دوم ، نزد مناقصه گزار نگهداري و تضمين ساير مناقصه گران بازگردانده مي شود
د – در مناقصات بين المللي ، مناقصه گران داخلي نسبت به مناقصه گران خارجي ترجيح دارند نحوه ترجيح مناقصه گران داخلي ، در اسناد مناقصه قيد خواهد شد مناقصاتي كه در آنها رعايت اين قاعده به مصلحت نباشد ، بايد از سوي شوراي اقتصاد تاييد شود
انعقاد قرارداد
الف – قرارداد با برنده مناقصه ، بايد پيش از پايان مدت اعتبار پيشنهادها منعقد شود اين مدت حداكثر براي يك بار و برابر مدت پيش بيني شده در اسناد مناقصه قابل تمديد است بعد از عقد قرارداد تضمين پيشنهاددهنده دوم مسترد مي گردد
ب – قرارداد با برنده اول در مهلت پيش بيني شده در اسناد ، منعقد خواهد شد چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نمايد و يا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننمايد ، تضمين مناقصه وي ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد مي گردد درصورت امتناع نفر دوم ، تضمين وي نيز ضبط و مناقصه تجديد خواهد شد
مقررات مناقصات
الف – مناقصه در شرايط زير تجديد مي گردد:
1 – كم بودن تعداد مناقصه گران از حدنصاب تعيين شده در اسناد مناقصه
2 – امتناع برندگان اول و دوم مناقصه از انعقاد قرارداد
3 – پايان مدت اعتبار پيشنهادها
4 – رأي هيات رسيدگي به شكايات
5 – بالا بودن قيمتها به نحوي كه توجيه اقتصادي طرح منتفي گردد
ب – مناقصه در شرايط زير لغو مي شود:
1 – نياز به كالا يا خدمات موضوع مناقصه مرتفع شده باشد
2 – تغييرات زيادي در اسناد مناقصه لازم باشد و موجب تغيير در ماهيت مناقصه گردد
3 – پيشامدهاي غيرمتعارف نظير جنگ ، زلزله ، سيل و مانند آنها
4 – رأي هيات رسيدگي به شكايات
5 – تشخيص كميسيون مناقصه مبني بر تباني بين مناقصه گران
موارد عدم الزام به برگزاري مناقصه
در موارد زير الزام به برگزاري مناقصه نيست و دستگاههاي اجرائي مي توانند بدون انجام تشريفات مناقصه ، معامله مورد نظر را انجام دهند:
الف – خريد اموال منقول ، خدمات و حقوقي كه به تشخيص و مسؤوليت وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي در مركز و يا استان و يا مقامات مجاز از طرف آنها منحصر به فرد ( انحصاري ) بوده و داراي انواع مشابه نباشد
ب – خريد ، اجاره به شرط تمليك يا اجاره گرفتن اموال غيرمنقول كه به تشخيص و مسؤوليت وزير و يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي در مركز و يا استان و يا مقامات مجاز از طرف آنها با كسب نظر از هيات كارشناسان رسمي دادگستري حداقل سه نفر و يا هيات كارشناسان خبره مربوطه درصورت نبود كارشناسان رسمي انجام خواهد شد
ج – خريد اموال منقول و غيرمنقول ، كالا و خدمات با قيمت تعيين شده يا كمتر ياحقوقي كه نرخ هاي آنها از طرف مراجع قانوني ذي صلاح تعيين شده باشد
د – تعمير تجهيزات و ماشين آلات ثابت و متحرك و تامين تجهيزات و ماشين آلات صرفاً جايگزين و مرتبط با تداوم توليد در واحدهاي توليدي به نحوي كه شامل توسعه واحد نگردد به تشخيص و مسؤوليت وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي در مركز و يا استان و يا مقامات مجاز از طرف آنها با رعايت صرفه و صلاح كشور
ه – خريد خدمات مشاوره اعم از مهندسي مشاور و مشاوره فني بازرگاني مشتمل بر مطالعه ، طراحي و يا مديريت برطرح و اجرا و نظارت و يا هرنوع خدمات مشاوره اي و كارشناسي
و – خدمات فرهنگي و هنري ، آموزشي و ورزشي و نظاير آن به تشخيص ومسؤوليت وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي كه امكان برگزاري مناقصه مقدور نباشد بارعايت صرفه و صلاح كشور
ز – خريد قطعات يدكي براي تعويض و يا تكميل لوازم و تجهيزات ماشين آلات ثابت و متحرك موجود و همچنين ادوات و ابزار و وسايل اندازه گيري دقيق و لوازم آزمايشگاههاي علمي و فني و نظاير آن كه تامين آن با تشخيص بالاترين مقام اجرائي ازطريق مناقصه امكان پذير نباشد ، با تعيين بهاي مورد معامله از سوي حداقل يك نفركارشناس رشته مربوط كه حسب مورد توسط وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي در مركز و يا استان و يا مقامات مجاز از طرف آنها انتخاب مي شود
ح – درمورد معاملات محرمانه به تشخيص هيات وزيران با رعايت صرفه و صلاح كشور
ط – خريد سهام و تعهدات ناشي از اجراي احكام قضائي
