در مقاله پیش رو الزامات واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي را بررسی می کنیم و نقشه راه اصولی جهت نحوه استقرار و اجراي آنها در پروژه‌هاي عمرانی بیان میکنیم.
همانطور که می دانیم مسئوليت اصلي برقراري سيستم مديريت يكپارچه و برنامه‌ريزي و كنترل پروژه در پروژه‌ها، بر عهده مدير پروژه بوده و نظارت عاليه و پشتيباني آن با مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي ميباشد.
گروه مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي، گروهي متشكل از تيم‌هاي مختلف تخصصي در زمينه‌هاي QA/QC، HSE و برنامه‌ريزي و كنترل پروژه ميباشد.
الزامات مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي در سه محور زیر تعیین میشود:
- طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت
- طراحي و استقرار سيستم HSE-MS
- طراحي و استقرار سيستم برنامه‌ريزي و كنترل پروژه
این الزامات شامل تدوين موارد زير ميباشد:
- ساختار سازماني پروژه
- فرآيندهاي اصلي و پشتيباني اجراي پروژه
- شاخصهاي اندازه‌گيري فرآيندها
- خط مشي و اهداف كيفي پروژه خط مشي و اهدافHSE
- شاخصهاي اندازه‌گيري اهداف
- طرح كيفيت پروژه (PQP:Project Quality Plan) كه كليه مراحل اجراي پروژه را در بر مي‌گيرد.
- طرح HSE پروژه
- روشهاي اجرايي و دستورالعمل‌هاي تاييد شده مربوط به كار
- گزارشات ادواري ازوضعيت پيشرفت پروژه مطابق دستورالعمل‌هاي ارسالي وذكرعلل تاخيرات احتمالي
- برنامه‌ريزي و كنترل پروژه
با اعلام انعقاد قرارداد پروژه، واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي اقدام به جمع‌آوري اسنادومدارك PQ، اسناد مناقصه و قرارداد مي‌نمايد و با توجه به الزامات و تعهدات مذكور در آنها، نسبت به تعيين افراد گروه مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي و شرح وظايف آنها اقدام مي‌نمايد.
با شروع پروژه، مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي طي نامه‌اي، گروه مديريت كيفيت پروژه و زمان شروع به همكاري آنها را به مديريت پروژه اعلام مي‌نمايد. اين تيم مسئوليت استقرار سيستم مديريت كيفيت پروژه را با هماهنگي مدير پروژه و همكاري واحدهاي مختلف پروژه برعهده دارد.
گروه مديريت كيفيت پس از بازديد از پروژه و ارزيابي وضعيت پروژه از نظر ميزان انطباق با الزامات سيستم مديريت كيفيت، منابع مورد نياز جهت استقرار سيستم، زمان‌بندي اجرا و برنامه حضور در پروژه را به مدير كيفيت و برنامه‌ريزي اعلام مي‌نمايد تا پس ازتاييد ايشان، اين برنامه جهت اخذ نظرات براي مدير پروژه ارسال گردد. پس از تاييد موارد توسط مدير پروژه، برنامه جهت اجرا نهايي ميگردد.
رئوس كلي برنامه در هر يك از محورها به شرح زير است:
· طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت:
1- آموزش:
به منظور افزايش كارايي و اثربخشي سيستم مديريت كيفيت، پيشنهاد آموزشهاي مورد نياز براي پرسنل از سوي تيم كيفيت پروژه به مدير پروژه و واحد آموزش اعلام ميگردد. پس از ارزيابي سطح آموزشي مورد نياز براي هر رده از پرسنل، واحد آموزش اقدام به برنامه‌ريزي و اجراي آموزشهاي درخواست شده توسط تيم كيفيت پروژه مي‌نمايد. همزمان با پيشرفت پروژه و در صورت نياز به آموزشهاي ديگر و نيز در صورت تغيير پرسنل و يا جذب پرسنل جديد، ضروري است جهت تداوم در امر آموزش و بهبود سيستم، برنامه‌ريزي لازم توسط واحد آموزش و با هماهنگي تيم كيفيت پروژه صورت پذيرد.
2- تهيه ساختار سازماني و شرح وظايف:
در ابتدا پيش‌نويس ساختار سازماني پروژه توسط تيم كيفيت و با همكاري مديران و مسئولين پروژه و با توجه به ساختار سازماني ارائه شده در زمان مناقصه، نوع پروژه، نوع قرارداد، نظرات كارشناسي معاونت فني، الزامات كارفرما، الزامات استاندارد و الزامات پروژه، تهيه شده و سپس به تصويب مدير پروژه مي‌رسد. بر اساس ساختار سازماني مصوب پروژه، شرح وظايف كليه واحدها توسط هر واحد و با پشتيباني تيم كيفيت از جهت انطباق با شرح وظايف موجود ، تهيه و پس از تصويب مدير پروژه، از طريق ايشان به كليه واحدها ابلاغ ميگردد.
3-تعيين فرآيندهاي پروژه و نقشه فرآيند:
تيم كيفيت با همكاري مديران و مسئولين پروژه، فرآيندهاي پروژه را شناسايي كرده، نقشه فرآيندها (Process Map) را ترسيم نموده و تعامل بين فرآيندها را مشخص مي‌نمايد. در نهايت با توجه به نقشه فرآيند و تعامل بين فرآيندهاي شناسايي شده، فرآيندهاي اصلي و پشتيباني اجراي كار تعيين مي گردند.
4- تعيين شاخصهاي پايش و اندازه‌گيري فرآيند:
جهت اندازه‌گيري عملكرد فرآيندها و بهبود كيفيت فرآيندهاي اجراي كار، شاخصهاي ارزيابي هر فرآيند توسط تيم كيفيت و متولي آن فرآيند تعيين شده و پس از اخذ نظرات دفتر هماهنگي به عنوان استفاده كننده آنها و تاييد نهايي مدير پروژه، هر فرآيند، در دوره‌هاي منظم توسط متولي فرآيند مورد پايش و اندازه‌گيري قرار مي‌گيرد.
5- تدوين مدارك و مستندات:
بر اساس فرآيندهاي اصلي و پشتيباني پروژه، الزامات كارفرما، پروژه، شركت و الزامات استاندارد، مدارك مورد نياز توسط هر واحد و با همكاري واحد QA و همكاري و تاييد تيم كيفيت پروژه تهيه شده و پس از تاييد و تصويب مدير پروژه يا رئيس كارگاه، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. ليست مادر كليه مدارك ميبايستي توسط واحد QA تهيه شده و همواره با توجه به تغييرات ايجاد شده در مدارك، به روز باشد و اطمينان حاصل شود كه همواره آخرين نسخه بازنگري شده در اختيار واحدهاي ذيربط قرار گرفته است.
6- استقرار سيستم‌هاي طراحي شده و انجام اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه:
تمامي مدارك تهيه شده، از زمان تصويب در سيستم جاري شده در طول اجرا با توجه به فعاليتهاي در حال انجام در صورت نياز مورد بازنگري قرار خواهند گرفت.
7- تحويل و پايش سيستم طراحي شده:
جهت نگهداري سيستم‌هاي طراحي شده، توليد مدارك جديد و نيز بازنگري مدارك، هم زمان با اسقرار سيستم مديريت كيفيت، نيروي انساني مورد نياز جهت حضور تمام وقت در پروژه، توسط مدير كيفيت و برنامه‌ريزي شناسايي و به مدير پروژه پيشنهاد مي‌شود تا نسبت به استخدام آنها، اقدامات لازم توسط پروژه صورت گيرد.
آموزشهاي مرتبط لازم نيز در قالب آموزشهاي بدو استخدام، آموزشهاي دوره‌اي و آموزشهاي حين كار (OJT) به افراد استخدام شده ارائه ميگردد تا كيفيت پرسنل به حداقل‌هاي موردنياز رسانده شود. پس از آموزش پرسنل و اطمينان از قابليت حفظ و نگهداري سيستم توسط اين افراد، تيم كيفيت سيستم طراحي شده را به ايشان تحويل داده و در طول پروژه ضمن هدايت و راهنمايي، عمل پايش سيستم را به منظور جلوگيري از انحرافات احتمالي انجام مي‌دهد.
8- انجام مميزي‌هاي داخلي:
پس از استقرار سيستم مديريت كيفيت در پروژه، جهت ارزيابي وضعيت و ارايه راهكار براي بهبود آن، تيم كيفيت پروژه در فواصل زماني از پيش تعيين شده، از اجراي سيستم در پروژه مميزي به عمل مي آورد. زمان انجام مميزي داخلي در پروژه‌ها طي تقويمي در فواصل مشخص چندین ماهه هر بار براي مميزي بخشي از فعاليتهاي جاري تعيين ميگردد و به منظور تداوم كار سيستم، مميزي داخلي سالانه نيز توسط تيم كيفيت پروژه برنامه‌ريزي ميگردد. نتايج مميزي در صورت مشاهده انحراف از سيستم در قالب عدم انطباق (NCR) و يا فرصتهايي براي بهبود ( OFI) به مدير پروژه ارائه مي گردد. مدير پروژه ميبايستي ضمن ارايه برنامه، رفع اين عدم انطباقها را با همكاري تيم كيفيت پروژه پيگيري نموده و به بهبود سيستم مديريت كيفيت اقدام نمايد. مسئوليت تاييد رفع عدم انطباقها و بهبودهاي انجام شده با تيم كيفيت پروژه ميباشد.
· استقرار سيستم مديريت بهداشت حرفه‌ای، ايمنی و زيست محيطي در پروژه‌ها :
1- سازماندهي و انتخاب كاركنان HSE:
با توجه به تعداد پرسنل HSE پيش بيني شده در اسناد قرارداد، حجم و پيچيدگي كاري موجود در پروژه، تعداد پرسنل مورد نياز از بانك اطلاعاتي منابع انساني و توسط واحد HSE تعيين و جهت استخدام به مدير پروژه، معرفي مي گردند كه پس از تاييد ايشان، فعاليت خود را شروع نمايند. با گسترش فعاليتهاي پروژه، در صورتي كه تعداد پرسنل براي اجراي دستورالعمل ها و برنامه هاي HSE تعيين شده و نيز كنترل رعايت موارد ايمني در كارگاه كفايت نكند، واحد HSE موظف است، كمبود افراد را در اسرع وقت با تاييد مدير پروژه، جبران نمايد.
2- آموزش:
به منظور افزايش كارايي و اثربخشي سيستم مديريت ايمني، بهداشت حرفه‌اي و زيست محيطي، پيشنهاد آموزشهاي مورد نياز براي پرسنل پروژه از سوي گروه تخصصي HSE به مدير پروژه، واحد ايمني و آموزش اعلام ميگردد. پس از ارزيابي سطح آموزشي مورد نياز براي هر رده از پرسنل، واحد آموزش اقدام به برنامه‌ريزي و اجراي آموزشهاي درخواست شده توسط گروه نخصصي HSE مي‌نمايد. همزمان با پيشرفت پروژه و در صورت نياز به آموزشهاي ديگر و نيز در صورت تغيير پرسنل و يا جذب پرسنل جديد، ضروري است جهت تداوم در امر آموزش و بهبود سيستم، برنامه‌ريزي لازم توسط واحد آموزش و با هماهنگي گروه نخصصي HSE صورت پذيرد.
3- خط مشي HSE پروژه:
خط مشي HSE پروژه ميبايستي در ابتداي پروژه با هماهنگي گروه نخصصي HSE و با توجه به خط مشي HSE ، شرايط پروژه، محدوده آن، الزامات قرارداد و الزامات تعيين گردد. پس از تعيين خط مشي HSE پروژه، اهداف HSE پروژه در راستاي خط مشي مشخص ميگردد. لازم به ذكر است كه اهداف HSE با توجه به نتايج ارزيابي ريسك‌هاي ايمني، بهداشت حرفه‌اي و پيامدهاي زيست محيطي، در بازه‌هاي زماني مشخص بايد مورد بازنگري قرار گرفته و اهداف جديد تعيين گردند.
4- شناسايي جنبه‌ها و ارزيابي پيامدهاي زيست محيطي:
واحد HSE پروژه با همكاري گروه تخصصي HSE و با توجه به شرايط محيطي، جغرافيايي و قراردادي پروژه، اقدام به شناسايي جنبه‌هاي زيست محيطي مي نمايد. پس از شناسايي جنبه‌هاي زيست محيطي، با توجه به دستورالعمل هاي ابلاغي از طرف واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي، پيامدهاي زيست محيطي ارزيابي مي‌شوند و براي جنبه‌هايي كه پيامد بارز دارند، برنامه‌هاي كاهش پيامدهاي زيست محيطي طرح‌ريزي مي‌شود.
5- شناسايي خطرات و ارزيابي ريسك ايمني و بهداشت:
تيم HSE پروژه با همكاري گروه تخصصي HSE، با توجه به شرايط جغرافيايي، شرايط قراردادي پروژه، الزامات كارفرما و كليه فعاليتهاي پروژه، اقدام به شناسايي خطرات در پروژه مي‌نمايد. پس از شناسايي خطرات، با توجه به دستورالعمل هاي ابلاغي از طرف واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي، ارزيابي ريسك انجام مي‌شود و در صورتي كه ريسك خطرات درحد قابل تحمل نباشد، اقدامات كنترلي براي كاهش ريسك تعيين مي‌شود. در صورتي كه پس از انجام اقدامات كنترلي، ريسك خطرات به محدوده قابل تحمل كاهش پيدا نكرد، براي آن دسته از خطرات، برنامه‌هاي كاهش ريسك تعيين مي‌گردند.
6- شناسايي الزامات :
الزامات هر پروژه با توجه به الزامات ، الزامات قراردادي پروژه، الزامات قانوني و نيز شرايط پروژه بايستي شناسايي گردد. براي شناسايي الزامات، نحوه ارتباط با ذينفعان ميبايستي تعيين شده و در بازه‌هاي زماني مشخص با آنها تماس حاصل گردد. ضوابط بهداشتي و رفاهي در كارگاه، يكي از الزاماتي است كه در پروژه مد نظر قرار گرفته و همواره اجراي آن كنترل خواهد شد. به دليل عدم سهولت دسترسي تيم HSE پروژه به الزامات قانوني و مراجع ذينفع، اين كار عموما توسط اعضاي گروه تخصصي HSE دفتر مركزي انجام مي‌گيرد.
7- تهيه و تدوين مدارك و مستندات:
پس از دريافت دستورالعمل‌ها و روشهاي اجرايي ابلاغ شده از دفتر مركزي، تيم HSE پروژه با همكاري گروه تخصصي HSE ، اقدام به بررسي اين مدارك نموده و در صورتي كه اين مدارك با توجه ماهيت پروژه و فعاليتهاي آن، نياز به تغيير داشته باشند، نسخه جديد مدرك را كه در پروژه كاربرد دارد، تدوين مي‌كنند. در صورتي‌كه مدارك ابلاغي نياز به تغيير نداشته باشند، تيم HSE پروژه موظف به پياده‌سازي و اجراي آنها در پروژه ميباشد.
8- اندازه گيري عملكرد HSE :
به منظور كنترل پياده‌سازي و استقرار سيستم مديريت ايمني، بهداشت حرفه‌اي و زيست محيطي و اجراي دستورالعمل هاي مربوطه در پروژه، تيم HSE پروژه ميبايستي با همكاري گروه تخصصي HSE، اقدام به تعيين شاخصهاي نشان‌دهنده عملكرد واحد HSE نمايند. برخي از اين شاخصها در دستورالعمل تعيين شاخصهاي ايمني آورده شده است. اين شاخص ها بايد ماهانه اندازه‌گيري شده و بر مبناي نتايج آنها، تجزيه و تحليل ارايه گرديده و به مدير پروژه و واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي دفتر مركزي ارسال گردد. اين تجزيه و تحليلها، در تعيين اقدامات آتي واحد HSE پروژه بسيار تاثير گذار خواهد بود.
8- ممیزی داخلی HSE :
پس از استقرار سيستم مديريت ايمني، بهداشت حرفه‌اي و زيست محيطي در پروژه، جهت ارزيابي وضعيت سيستم و ارايه راهكار براي بهبود آن، گروه تخصصي HSE مطابق برنامه مميزي سالانه، هر 6 ماه يكبار از پروژه مميزي به عمل مي اورد. در صورت مشاهده هر گونه عدم تطابق با سيستم، اين موارد در قالب عدم انطباق (NCR) و فرصتهايي براي بهبود (OFI) به مدير پروژه ارائه ميگردد. مدير پروژه ميبايستي ضمن ارائه برنامه، رفع اين عدم انطباق ها را با همكاري گروه تخصصي HSE پيگيري نموده و نسبت به بهبود سيستم مديريت ايمني، بهداشت حرفه اي و زيست محيطي در پروژه اقدام نمايد. مسئوليت تاييد رفع عدم انطباق ها و بهبودهاي انجام شده با گروه تخصصي HSE ميباشد. شرح عدم انطباق ها، فرصت هايي براي بهبود و اقدامات انجام شده براي رفع آنها، در قالب گزارش به مدير عامل و واحد مديريت كيفيت و برنامه ريزي ارسال مي گردد.
· استقرار سيستم برنامه‌ريزي و كنترل پروژه:
استقرار سيستم برنامه‌ريزي و كنترل پروژه با توجه به برنامه توافق شده با كارفرما در قرارداد و استانداردهاي بين‌المللي مديريت پروژه، شامل برنامه مديريت پروژه، ساختار شكست كار، تيپ گزارشات روزانه، هفتگي و ماهانه انجام مي‌شود. مجموعه اين فعاليت‌ها در 5 محور زير خلاصه ميگردد.
1- اجراي روشهاي استاندارد:
با توجه به استانداردسازي و وجود رويه‌هاي يكسان براي تهيه مدارك در تمامي پروژه‌ها، در ابتداي پروژه الگوهاي مدارك پروژه از سوي واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي به پروژه ابلاغ ميگردد. بر اين اساس گزارش‌هاي روزانه، هفتگي، ماهانه و مديريتي، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها و چك ليست‌ها در زمينه مديريت پروژه، برنامه‌ريزي و كنترل پروژه نيز ميبايستي ضمن تطابق با آن رويه‌ها، استانداردها و الگوها، توسط تيم برنامه‌ريزي و كنترل پروژه و با همكاري تيم كنترل پروژه كارگاه بومي (Customize) گردد.
2- برنامه‌ريزي پروژه:
تيم برنامه‌ريزي و كنترل پروژه در اجراي پروژه همكاري لازم را با واحدهاي مرتبط به شرح زير انجام مي‌دهد:
- بومي كردن فرآيندها و زير فرآيندهاي تيپ و عمومي مديريت پروژه (آغازين، برنامه‌ريزي، اجرايي، كنترلي و بستن) ابلاغ شده از سوي واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي
- ارايه پيشنهاد نمودار سازماني پروژه در ابتداي كار به مدير پروژه با همكاري تيم كيفيت
- كمك به تهيه برنامه تفضيلي پس از تصويب برنامه اوليه قرارداد شامل برنامه‌ريزي مواد، كالا، نيروي انساني، مالي (Cash Flow) تجهيزات و ماشين آلات
- كمك به تهيه برنامه‌هاي جبراني پروژه
- طراحي سيستم كدينگ پروژه
- انتقال تجربيات و درس‌هاي آموختني از ساير پروژه‌ها به پروژه در زمينه برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، هم چنين نگهداري تجربيات و درس‌هاي آموختني پروژه جهت انتقال به ساير پروژه‌ها.
3- كنترل پروژه:
- جمع آوري وروديهاي لازم براي گزارش‌هاي موردنياز بر اساس نظام‌ها و گردش كار تهيه گزارش‌هاي روزانه، هفتگي و ماهانه ارسالي از سوي واحد مديريت كيفيت و برنامه‌ريزي
- جمع‌آوري وروديهاي لازم براي تهيه گزارش MRS پروژه به صورت تفكيكي و تلفيقي و ارسال به واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه
- تحليل گزارشات ادواري ارسالي از پروژه و ارائه راه حل در صورت مشاهده انحراف از برنامه زمان‌بندي پروژه و درخواست تغيير در برنامه زمان‌بندي ارايه شده قبلي در صورت تصويب كارفرما
- تهيه وروديهاي لازم براي طراحي پايگاه‌هاي اطلاعاتي و سيستم‌هاي كاربردي از اطلاعات تاريخچه پروژه توسط واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه.
4- مهندسي هزينه:
پياده‌سازي مديريت ارزش كسب‌شده (Earned Value Management) در پروژه و تهيه شاخصهايCPI، SPI، BCWP، ACWP.
5- آموزش:
تعيين نياز آموزشي در زمينه برنامه‌ريزي و كنترل پروژه و دانش كاربردي مديريت پروژه و متدولوژي‌هاي بين‌المللي مديريت پروژه و آموزش به كاركنان مرتبط در پروژه شامل استاندارد مديريت كيفيت در پروژه ISO 10006:2003، نرم افزار Primavera Enterprise و Expedition Primavera با همكاري واحد آموزش.
در پایان امید داریم با کمک آنچه مرور کردیم بتوانیم با به کارگیری فرآیندهای مدیریت پروژه، شانس موفقیت را در انواع پروژه های ساخت و ساز بالابرده و و همینطور گامی در جهت تشویق مهندسین گرامی به تلاش برای بالابردن استانداردهای مدیریتی و کنترل پروژه در پروژه ها برداشته باشیم.